OHJEEN SISÄLTÖ
Suunnittelun hankinta
Eri hankintamenettelyt
Suunnittelun hankinnan valmistelu
Suunnittelun ohjelmointi
Suunnitteluvaiheen projektihallinta
Suunnittelun laadunvarmistus ja toteuttamiskelpoisuus
Katusuunnittelu voidaan tehdä kunnan omana suunnittelutyönä tai hankkia yksityiseltä suunnittelutoimistolta palveluna. Suunnittelupalvelun hankintaa säätelee laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (jatkossa hankintalaki). Hankintalaki määrittelee hankinnalle kynnysarvon, jonka ylittävät hankinnat tulee kilpailuttaa. Koska yksittäisten suunnittelutöiden kilpailuttaminen on työlästä ja lisäisi hallinnollisia tehtäviä, käytetään usein puitesopimusjärjestelyjä ja yhteishankintoja.
Suunnittelijoiden tulee olla riittävän ammattitaitoisia huomioiden tehtävän laajuus ja vaativuus. Suunnittelupalveluja voidaan hankkia laatuun, hintaan tai näiden yhdistelmään perustuvalla arviointi- ja valintamenettelyllä. Laatutekijöiden merkitys on suurempi luovuutta ja monipuolista osaamista edellyttävissä suunnitteluhankkeissa kuin rutiininomaisissa tehtävissä. Suositeltavaa on käyttää laatuun ja hintaan perustuvaa suunnittelijan valintaa, koska pelkän halvimman hinnan perusteella harvoin saavutetaan rakentamisen ja kunnossapidon kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpia suunnitteluratkaisuja.
Hankintalaki velvoittaa hankintayksikön noudattamaan hankinnan kilpailutuksessa sellaista menettelyä, joka on avoin syrjimätön, tasapuolinen ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottava. Hankintamenettely valitaan aina tarkoituksenmukaisesti.
Suorahankinta
Suorahankinnassa hankintayksikkö neuvottelee valitsemiensa toimittajien kanssa hankinta sopimuksen ehdoista julkaisematta etukäteen hankintailmoitusta. Suorahankintaa ei pitäisi käyttää ensisijaisena hankintamenettelynä julkisissa hankinnoissa. Sitä voidaan kuitenkin käyttää poikkeustilanteissa esimerkiksi silloin, jos avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole lainkaan tarjouksia saatu lainkaan tarjouksia, tilaus tapahtuu suunnittelukilpailun perusteella tai hankinnan kohde on ainutkertainen taideteos.
Avoin tai rajoitettu menettely
Avoimessa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja asettaa samalla sähköisesti ja avoimesti kaikkien saataville tarjouspyynnön, joiden perusteella halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankintailmoituksen julkaisemisen ja tarjouspyynnön saataville asettamisen jälkeen hankintayksikkö voi lisäksi lähettää tarjouspyynnön soveliaiksi katsomilleen toimittajille.
Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen.
Avointa tai rajoitettua menettelyä voidaan käyttää esimerkiksi yksittäisessä isossa katusuunnitteluhankkeessa, jossa se on tarkoituksenmukaista.
Neuvottelumenettely
Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa. Neuvottelumenettely ei ole vielä kovin yleinen hankintamenettely katusuunnittelun hankinnan yhteydessä. Hyvin suurien ja laajojen suunnittelukokonaisuuksien yhteydessä kuten pikaraitiotiehankkeiden yhteydessä (allianssisopimukset) menettelyä on käytetty.
Puitesopimusjärjestely
Puitejärjestelyllä tarkoitetaan hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat hinnat ja suunnitellut määrät sekä muut ehdot. Puitejärjestely sopii hyvin, silloin kun hankinnat ovat toistuvia tai tavoitellaan joustavaa ja hallinnollisesti kevyttä hankintaprosessia. Suunnitteluhankkeisiin puitejärjestely sopii erittäin hyvin. Yksittäisten suunnittelutoimeksiannot tehdään järjestelyyn valittujen toimittajien kesken kilpailuttaen, ilman kilpailuttamista ennalta ilmoitetun mallin mukaisesti tai edellä mainittuja yhdistelemällä.
Tilauksien tekoperiaatteet sovitaan järjestelyn perustamisvaiheessa. Puitejärjestely voi olla voimassa enintään neljä vuotta eikä sen ehtoihin ei saa tehdä olennaisia muutoksia sopimuksen voimassaoloaikana.
Ennen suunnittelupalvelun hankintaa suunnittelukokonaisuuden sisältö määritetään ja laaditaan työohjelma. Tässä yhteydessä arvioidaan myös hankinnan oletettu arvo. Suunnitteluhankkeeseen varataan riittävä tilaajan henkilöresurssi, ja hanke hankintaprosesseineen aikataulutetaan. Hankintaan liittyen tehdään tarpeen mukaan markkinakartoitusta, kartoitetaan riskit ja valitaan sopiva hankintamenettely sekä siihen liittyvät tarjoajien valintaperusteet, kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteet ja mahdollisen hinta-laatusuhteen vertailuperusteiden määrittely. Ennen hanketta myös kootaan tarvittavat lähtötiedot ja määritetään tarvittavat tutkimukset ja selvitykset.
Suunnittelupalveluiden hankinnassa on kiinnitettävä huomiota erityisesti hankinnan kohteen määrittelyyn. Hankinnan kohteen määrittelyssä voidaan esimerkiksi puitejärjestelyssä käyttää tehtäväluetteloita rajauksin ja merkityin lisätehtävin. Jos kyse on tiedossa olevasta suunnittelukohteesta voi määrittelynä toimia lähtötiedot ja hankkeeseen liittyvät tiedot kuten hanke- tai työohjelma, suunnitteluohjeet, tehdyt selvitykset ja olemassa olevat suunnitelmat ja piirustukset. Tarjoajia voi pyytää myös ilmoittamaan tarjouksessaan, minkä osan sopimuksista se aikoo antaa alihankintana kolmansille ja nimeämään mahdolliset alikonsultit valmiiksi.
Kunnan kaikista katuinvestoinneista laaditaan hankekohtainen investointiohjelma, jota pidetään vuosittain ajan tasalla. Investointiohjelmaan sisällytetään talousarviokauden, taloussuunnitelmakauden ja useamman vuoden (esim. 5 tai 10 vuoden) aikana toteutettavat katuhankkeet. Kadunpitäjä vastaa investointiohjelman laatimisesta ja siinä esitettyjen hankkeiden toteuttamisesta.
Investointiohjelmassa esitetään katuhankkeiden pääsisältö, kustannusarvio ja aikataulu. Investointiohjelmaehdotus toimitetaan ajallaan talousarvio- ja taloussuunnitelmakäsittelyyn, minkä jälkeen se esitetään valtuustolle hyväksyttäväksi. Hyväksymisen jälkeen investointiohjelman sisältöä tarkistetaan siten, että ohjelma vastaa valtuuston hyväksymiä linjauksia ja myöntämiä määrärahoja.
Investointiohjelman laatimisessa otetaan huomioon voimassa olevan taloussuunnitelman lähtökohdat, kunnan asunto- ja työpaikkaohjelmat, kaavoitus- ja liikenneinvestointiohjelmat ja muut strategisen tason suunnitelmat.
Katuinvestointien ohjelmointia ohjaavat kunnan erilaiset strategiset tavoitteet. Investoinneissa voivat painottua esimerkiksi:
- Asuntotuotannon ja liike-elämän tarpeet
- Kestävien liikkumismuotojen edistäminen (pyöräily, jalankulku, joukkoliikenne)
- Liikenneturvallisuuden tai liikenteen sujuvuuden parantaminen
- Peruskorjaustarpeet ja korjausvelan pienentäminen
- Ympäristönäkökohdat (meluntorjunta, tulvasuojelu, hulevesien hallinta, katuympäristön laatutason nostaminen).
Investointien ohjelmoinnissa otetaan huomioon hankekohtaiset valmiudet katujen suunnittelulle ja rakentamiselle. Hankkeen asemakaavoitusvaihe voi kestää yhdestä vuodesta jopa useisiin vuosiin, ja katusuunnitteluvaihe voi kestää kuukausia tai joskus jopa vuosia.
Investointiohjelman mukaiselle katuhankkeelle on riittävän ajoissa osoitettava vastuullinen vetäjä, joka vastaa hankkeen suunnittelusta ja rakennuttamisesta asetettujen aikataulu- ja ohjelmatavoitteiden mukaisesti. Hankkeen vetäjä hankkii tarvittavat suunnittelu- ja rakentamispalvelut omana työnä (kunnan oma tuotanto) tai ulkopuolisilla konsulteilla ja urakoitsijoilla. Suunnitteluun osallistuvien eri tilaajaosapuolien kesken on usein tarve myös sopia suunnittelukustannusten jakamisesta ennen suunnittelutyön hankintaa.
Ennen suunnittelun aloittamista suunnitteluhanke aikataulutetaan, hankkeelle varataan riittävät henkilöresurssit, sen sisältö määritellään ja suunnittelutyölle laaditaan suunnitteluohjelma. Suunnitteluohjelman laadinnan yhteydessä selvitetään mahdollisten eri osapuolten tarpeet suunnittelualueella (mm. kunnallistekniikka, operaattorit, valaistus). Suunnitteluohjelma on erityisen tarpeellinen silloin kun suunnittelutyö tilataan palveluna.
Suunnittelun alkaessa pidetään aloituskokous, jossa käydään vielä yhteisesti läpi suunnittelutoimeksiannon sisältö, aikataulu ja kokouskäytännöt. Suunnittelun alkamisesta on myös hyvä viestiä suunnittelualueen asukkaille. Suunnittelun aikana suunnittelua seurataan noin kuukauden välein pidettävissä suunnittelukokouksissa, joissa käydään läpi suunnitelman etenemistä ja suunnitteluratkaisuja.
Suunnittelun aikatauluttamisessa pitää ottaa huomioon katusuunnittelun ja rakennussuunnittelun vaatima aika. Katusuunnittelun aikatauluttamisessa pitää huomioita myös vuorovaikutukseen ja päätöksen tekoon kuluva aika (kts. vuorovaikutus ja osallistaminen [linkki]).
Ennen katusuunnitelmaehdotuksen nähtäville asettamista voidaan katusuunnitelma asettaa luonnoksena esille ja pitää tarvittaessa vuorovaikutustilaisuus. Hyvällä viestinnällä koko hankkeen ajan voidaan mahdollisesti vähentää ehdotuksesta tulevien muistutusten määrää ja palautteet on voitu ottaa huomioon jo suunnittelun aikana.
Pääsuunnittelijan tehtävänä on huolehtia rakennushankkeen suunnitelmien riittävästä laadusta ja laajuudesta niin, että suunnitelmilla voidaan osoittaa rakentamiselle asetettujen vaatimusten täyttyminen.
Pääsuunnittelija huolehtii siitä, että käytettävissä on tarvittavat lähtötiedot ja että ne ovat ristiriidattomat ja ajan tasalla sekä saattaa ne suunnittelijoiden tietoon. Pääsuunnittelija lisäksi varmistaa, että kaikilla hankkeen suunnittelijoilla on tieto siitä, mikä osuus vaadittavista suunnitelmista on heidän vastuullaan ja huolehtii eri alojen suunnittelijoiden yhteistyön järjestämisestä ja siitä että tarvittavat suunnitelmat tehdään ja suunnitelmat on todettu yhteensopiviksi ja ristiriidattomiksi. Lisäksi pääsuunnittelija kokoaa hankkeen yhteisen rakennussuunnitelman ja laatii suunnittelualueen rakentamisen aikaisten työ-, liikenne- ja johtosiirtojärjestelyjen yhteensovittamisen alustavan suunnitelman työjärjestyksineen.
Tilaajan tulee saada suunnitelmat tarkastettavakseen ennen jokaisen eri vaiheen aikataulun mukaista valmistumista siten, että mahdolliset kommentit ehditään huomioimaan suunnitelmissa. Ennen kuin suunnitelmat toimitetaan tilaajalle tarkastettavaksi, tulee suunnittelijan varmistua suunnitelmien valmiudesta ja oikeellisuudesta eli tehdä itselleluovutus. Suunnitelmien tarkastamisessa tilaaja voi käyttää avukseen myös ulkopuolista tarkastajaa (konsulttien ristiintarkastus), joko koko suunnitelman osalta tai jonkin suunnittelun osa-alueen osalta. Tämä on tarpeen jos tilaajalla ei ole riittävää omaa osaamista jonkin suunnittelun osa-alueen alalta tai käytössä ei ole riittäviä omia resursseja.
Suunnitelmien tarkastamiseen kunnilla on yleensä omia kuntakohtaisia tarkastuslistoja. Suunnitelmista on tärkeä tarkistaa suunnitelmien toimivuus kuten reittien jatkuvuus, kuivatuksen toimivuus, riittävät näkemäalueet, pelastusajoneuvojen reitit, lumitilat ja riittävät ajourat. Lisäksi suunnitelmien ulkoasun ja nimiöiden tulee olla ohjeistuksen mukainen ja luettava. Luovutettavat suunnitelmatiedostot pitää olla kunnan ohjeiden mukaiset ja tallennettu oikeaan muotoon. Lisäksi eri piirustuksista on vielä omat määrittelyt, mitä kussakin piirustuksessa (esimerkiksi asemapiirustus, katumiljööpiirustus, pituusleikkaus tai tyyppipoikkileikkaukset) tulee esittää ja millä tavalla.
Kirjoittanut Anna Tienvieri
Syyskuu 2020
Lähteet
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista, Finlex https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2016/20161397
www.hankinnat.fi
RT 13-11268 Suunnittelu- ja konsultointipalveluiden julkinen hankinta, Ohje 1.
Maankäyttö –ja rakennuslaki https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990132
Maankäyttö- ja rakennusasetus https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990895
Katu 2002 katusuunnittelun ja –rakentamisen ohjeet, Suomen kuntatekniikan yhdistys SKTY, 2002
Suunnitelman tarkastuspöytäkirja, Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala, Liikenne- ja katusuunittelu
Suunnitteluohjelma – malli, Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala, Liikenne- ja katusuunittelu
